很多外贸业务员能把客户谈下来，却在订单执行阶段掉链子：交期拖了、单证错了、尾款收不回。谈单是"拿订单"，跟单是"把订单变成钱"。本文把从PI到出货的完整流程拆开讲。
一、跟单到底在跟什么？
- 订单：PI/合同条款、价格、数量、交期
- 生产：排产、物料、进度、质量
- 验货：自检、第三方QC、客户验厂
- 物流：订舱、拖车、报关、截关
- 单证：发票、装箱单、提单、产地证、认证
- 收款：定金、尾款、放单
结论：跟单是"多线程同步推进"，任何一环卡住，整单都受影响。
二、接单第一步：PI 要写清楚
PI（Proforma Invoice）是后面所有纠纷的依据，必须写全：
- 产品描述：型号、材质、规格、颜色、配件，越细越好
- 数量与单价：注明贸易术语（FOB/CIF/EXW）和币种
- 交期：写"收到定金后XX天出货"，不要写模糊的"尽快"
- 付款方式：30%定金+70%见提单副本，或L/C条款
- 验收标准：公差范围、AQL抽样水平、包装要求
- 银行信息：收款账户、SWIFT、受益人全称
提醒：客户改规格一定要重发PI确认，口头变更不算数。
三、定金到账才排产
- 确认到账：不要看客户发的水单，以银行实际到账为准
- 核对金额：扣手续费后是否够定金比例
- 排产通知：给工厂下生产单，注明交期和验收标准
- 建群/建表：把工厂、货代、业务拉进一个沟通群，进度透明
提醒：没收到定金就排产，是外贸最常见的亏损原因之一。
四、生产跟进：三个节点
- 开工节点：物料到位、开始生产，拍首件照片
- 中期节点：完成50%时检查半成品，发现问题及时改
- 完工节点：全部完成、包装前验货，拍成品和包装照片
建议：每周给客户发一次进度（照片+预计完工日），客户安心，也减少催单。
五、验货怎么做？
- 自检：按AQL抽样，重点查外观、尺寸、功能、配件
- 第三方QC：大单或新客户建议请SGS/BV/TUV，费用可谈分担
- 客户验厂：提前准备车间、文件、员工社保、消防等资料
- 留样：每批留样并拍照存档，出问题有依据
提醒：验货报告要在出货前拿到，别等货到港才发现问题。
六、订舱与出货
- 订舱：提前7-10天跟货代确认船期、舱位、截关时间
- 拖车：按截关时间倒推装柜，别卡点
- 报关：提供发票、装箱单、合同、报关单，HS编码要准
- 提单：确认提单收货人、通知方、运费条款，出单前核对草稿
提醒：旺季舱位紧张，宁可早订，别赌"到时候再说"。
七、单证不能错
- 商业发票：金额、品名、数量与提单一致
- 装箱单：件数、毛净重、体积，和实际装柜一致
- 产地证：FORM E/A/RCEP，按目的国要求办
- 认证文件：CE、FDA、RCM等，按客户要求提供
- 保险单：CIF条款下必须投保
提醒：单证错误导致的滞港费、改单费，通常由发货方承担。
八、尾款与放单
- 见提单副本付款：发副本给客户，收到尾款后再放正本或电放
- 电放：确认收到全款后再通知货代电放，别提前
- L/C：严格按信用证条款交单，不符点会被扣费
- 账期客户：控制额度，买信用保险
提醒：没收到尾款就放单，是坏账的高发点。
九、到港与售后
- 到港提醒：提前通知客户预计到港日，避免滞港
- 清关协助：提供客户需要的单证和检测报告
- 货损处理：拍照留证，走保险或协商赔付
- 回访：到货一周内回访，确认满意并聊返单
十、跟单工具与表格
- 订单跟踪表：订单号、客户、产品、数量、金额、交期、状态
- 生产进度表：开工、中期、完工、验货、出货五个节点
- 单证清单：发票、箱单、提单、产地证、认证，逐项打勾
- 收款台账：定金、尾款、到账日、汇率
建议：用飞书表格或Excel建模板，每单复制一份，团队共用。
十一、常见坑
- 没收到定金就排产：客户反悔，货砸手里
- PI写得太粗：规格、验收标准不清，后期扯皮
- 验货太晚：货到港才发现问题，返工来不及
- 单证不一致：发票和提单金额不符，清关被卡
- 提前放单：尾款收不回，追债成本高
- 不记录：订单太多靠脑子记，漏单、错单
十二、总结
跟单做好，记住五句话：
- PI写细，变更要重签
- 定金到账再排产，不赌客户信用
- 三个节点跟进度，每周给客户发照片
- 出货前验货，单证双人复核
- 尾款到账再放单，账期买保险
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